経費と領収書に関する誤解は多いので、まとめておきます。
「領収書があればOK?」
領収書があるからといって何でも経費になるわけではありません。その内容によります。
基本的に業務に関連しない支出は経費になりません。
「領収書がないので、経費にするのはあきらめる?」
領収書がないからといって経費にならないわけではありません。
預金取引は、請求書の保存と通帳への記録でOKです。
現金取引の場合、
- 注文書、納品書、請求書、取引明細などを保存する。
- その支出の内容がおおよそわかるもの、例えば、案内や広告などにメモして保存する。
- その支出の日付、金額、内容(お店の名前、何に支出したか)などを詳細にメモして保存する。
などの方法により、経費にすることができます。
ですが、あまりに数が多い場合には怪しまれますので、やはり領収書がベターです。
「クレジットカードは、カード会社から送られてくる明細書があればOK?」
カード会社から送られてくる明細書は、カード会社が作成したもので、取引先(お店)が作成したものではありません。
また、明細書を見ても、お店の名前はわかりますが、品目(何に支出したか?)はわからない場合が多いです。
クレジットカードで支払いをする場合には、お店からカードレシート(領収書)を受け取り保存しましょう。
「まだ支払っていないので、経費にはならない?」
支払っていなくても、すでにモノが納品され使用されている、サービスが提供されている場合で、請求書などより支払いが確定していれば、経費にすることができます。
なお、消費税法では、請求書や領収書の保存が義務付けられていますので、現金取引の場合は領収書(レシート)の保存、預金取引の場合は請求書の保存、カード取引の場合はカードレシート(領収書)の保存を優先してください。