打ち合わせ時のメモについて考えてみました。
今までいろいろ試しました。メモ用具、メモアプリ。
たどり着いたのは、「A4の白紙」に「サインペン(水性)」というシンプルなもの。
なぜそうしているかというと、あとで見返したときにわかりやすいからです。
自分のメモで気づいたこと
- 相手の話をよく聞くことが重要なので、メモは早ければ早いほどいい。
メモに手間取り聞き返してばかりいると相手もイライラします。 - 重要なところは大きくグリグリ囲います。
- 話の流れが大切なので、図を書くことも多い。
- 後で見返すのは自分だけ(一人で仕事をしているので)。
- 税法は図や表で説明すると理解してもらいやすい(お客様に見せる)。
特に時系列(線表)はよく書く。 - 日付や名称などは、あとで適当な余白に記入すればいい。
そんなこんなで、白紙の方が使い勝手がよく、早く書きやすい水性のサインペンが一番だと気づきました。
ノートパソコンやスマホにメモをとっていた時期もありました。
職業柄キーボード操作は早いほうですし、メモアプリもいろいろ試しました。
でも、圧倒的に手で書いたほうが早いし、効率がいいんですよね(録音する以外は)。
メモの整理
昔は重要なメモは、ノートパソコンに打ち直して整理していました。
でも、次回の打ち合わせのためにファイルを見返しても、きれいに整然と字が並んでいるので、内容が頭に全然入らないんです。
殴り書きでも文字に強弱があり、図や表も入り混じっていると、打ち合わせ時の状況が思い出され、内容が頭によく入ります。
一度書いたメモは紙では持ち歩かず、スマホアプリでスキャンし保存しています。スキャンしやすいように用紙サイズはA4に統一しています。
スキャンしたメモは捨てずに封筒に入れていきます。そのまま入れっぱなしです。書いたメモを捨てないのはトラブルになった時のためです。
前回のメモを見たい時は、スキャンした画像ファイルをノートパソコンやスマホで見ます。
メモはキレイにとる必要はなく、あとで見返して自分が理解できれば問題ありません。何が書いてあるのかわからないほど汚いものだと困りますが。